Checkliste · Serie Fixes 09

Checkliste Workflow-Konflikt: Arbeitet Ihr Datenmodell gegen Ihren Prozess?

Gehen Sie die Liste für jeweils einen Workflow durch, gemeinsam mit den Personen, die täglich damit arbeiten. Haken Sie jedes Anzeichen ab, das Sie wiedererkennen, und lesen Sie die Ursache darunter. Die Zahl der Haken und ihre Auswertung aktualisieren sich beim Ausfüllen und sagen Ihnen, ob Sie eine Gewohnheit oder einen Modellierungsfehler vor sich haben.

Gehört zuWenn die Geschäftsregel nicht in die Software passt

AutorVictor Daj

Bevor Sie beginnen

Wählen Sie einen Workflow: Raumbuchung, Bestellfreigabe, Urlaub, Schichtzuteilung, Bestellungen mit mehreren Positionen. Notieren Sie zuerst zwei Dinge.

Die Entscheidungseinheit: das kleinste Element, zu dem ein Bearbeiter tatsächlich Ja oder Nein sagt (ein Raum an einem Tag, eine Position einer Bestellung, eine einzelne Schicht).
Die Datensatzeinheit: das, was das System speichert und woran es die Freigabe hängt (die gesamte Buchung, die gesamte Bestellung, die ganze Woche).

Unterscheiden sich die beiden, rechnen Sie unten mit mehreren Haken. Stimmen sie überein, deuten die Anzeichen eher auf den Prozess als auf das Modell.

Füllen Sie es unten aus. Ihr Ergebnis aktualisiert sich laufend.

01Anzeichen in der täglichen Arbeit

Ablehnen und neu einreichen. Mitarbeiter lehnen eine Anfrage routinemäßig ab und bitten darum, sie in anderer Form erneut einzureichen, weil das System den Teil, der in Ordnung war, nicht annehmen kann.Ursache: Die Entscheidungseinheit ist kleiner als die Datensatzeinheit, also hat eine Teilantwort keinen Platz.1 PunktPer E-Mail entschieden, nachträglich eingetippt. Das tatsächliche Ergebnis wird in einem Nachrichtenverlauf oder am Telefon vereinbart und dann als der Status eingetragen, der am ehesten passt.Ursache: Die Statusliste hat keinen Wert für das Ergebnis, das tatsächlich eintritt, also hält das System eine Näherung fest.1 PunktDer Antragsteller ruft an, um zu fragen, was passiert ist. Eine Entscheidung kommt ohne das Detail an, das der Antragsteller zum Handeln braucht, also fragt er bei jemandem nach.Ursache: Benachrichtigungen werden aus dem Datensatz erzeugt, und der Datensatz enthält die Einzelheiten der Entscheidung nicht.1 Punkt

02Anzeichen in den Daten

Ein Feld trägt mehrere Bedeutungen. Ein Kommentarfeld oder Begründungsfeld ist der einzige Ort, an dem die wahre Entscheidung steht, und Mitarbeiter haben eigene Konventionen, wie sie es ausfüllen.Ursache: Strukturierte Information wird als Fließtext gespeichert, weil das Modell kein Feld dafür hat.1 PunktEin Status bedeutet für verschiedene Teams Verschiedenes. Derselbe Status wird von einem Team als „erledigt“ gelesen und von einem anderen als „wartend“, und beide haben recht.Ursache: Ein Status steht stellvertretend für zwei oder mehr unterschiedliche Ergebnisse, meist weil Teilergebnisse nie einen eigenen Wert bekommen haben.1 PunktDoppelte Datensätze mit Absicht. Mitarbeiter legen zusätzliche Datensätze für etwas an, das der Antragsteller als eine Anfrage erlebt, damit die Teile getrennt bearbeitet werden können.Ursache: Die Granularität des Datensatzes ist in die entgegengesetzte Richtung falsch, und die Verbindung zwischen den Teilen (die Absicht des Antragstellers) wird nirgends gespeichert.1 Punkt

03Anzeichen in der Auswertung

Der Bericht stimmt nie mit dem überein, was passiert ist. Auslastung, Freigabequoten oder Durchlaufzeiten aus dem System widersprechen dem, was die Mitarbeiter wissen, und jemand korrigiert die Zahlen von Hand.Ursache: Die Entscheidungen, auf die es ankommt, wurden außerhalb des Datensatzes getroffen, also kann der Datensatz sie nicht ausweisen.1 Punkt

Eine Stunde für den Workflow, der Sie am meisten Handarbeit kostet.

Bringen Sie den Prozess mit, wie er tatsächlich läuft, Workarounds eingeschlossen. Keine Vorbereitung nötig, keine Verpflichtung danach.

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