# Checkliste Workflow-Konflikt: Arbeitet Ihr Datenmodell gegen Ihren Prozess?

Gehen Sie die Liste für jeweils einen Workflow durch, gemeinsam mit den Personen, die täglich damit arbeiten. Haken Sie jedes Anzeichen ab, das Sie wiedererkennen, und lesen Sie die Ursache darunter. Die Zahl der Haken und ihre Auswertung aktualisieren sich beim Ausfüllen und sagen Ihnen, ob Sie eine Gewohnheit oder einen Modellierungsfehler vor sich haben.

## Bevor Sie beginnen

Wählen Sie einen Workflow: Raumbuchung, Bestellfreigabe, Urlaub, Schichtzuteilung, Bestellungen mit mehreren Positionen. Notieren Sie zuerst zwei Dinge.

- Die Entscheidungseinheit: das kleinste Element, zu dem ein Bearbeiter tatsächlich Ja oder Nein sagt (ein Raum an einem Tag, eine Position einer Bestellung, eine einzelne Schicht).
- Die Datensatzeinheit: das, was das System speichert und woran es die Freigabe hängt (die gesamte Buchung, die gesamte Bestellung, die ganze Woche).

Unterscheiden sich die beiden, rechnen Sie unten mit mehreren Haken. Stimmen sie überein, deuten die Anzeichen eher auf den Prozess als auf das Modell.

### Anzeichen in der täglichen Arbeit

- [ ] Ablehnen und neu einreichen. Mitarbeiter lehnen eine Anfrage routinemäßig ab und bitten darum, sie in anderer Form erneut einzureichen, weil das System den Teil, der in Ordnung war, nicht annehmen kann. (1 Punkt)
  Ursache: Die Entscheidungseinheit ist kleiner als die Datensatzeinheit, also hat eine Teilantwort keinen Platz.
- [ ] Per E-Mail entschieden, nachträglich eingetippt. Das tatsächliche Ergebnis wird in einem Nachrichtenverlauf oder am Telefon vereinbart und dann als der Status eingetragen, der am ehesten passt. (1 Punkt)
  Ursache: Die Statusliste hat keinen Wert für das Ergebnis, das tatsächlich eintritt, also hält das System eine Näherung fest.
- [ ] Der Antragsteller ruft an, um zu fragen, was passiert ist. Eine Entscheidung kommt ohne das Detail an, das der Antragsteller zum Handeln braucht, also fragt er bei jemandem nach. (1 Punkt)
  Ursache: Benachrichtigungen werden aus dem Datensatz erzeugt, und der Datensatz enthält die Einzelheiten der Entscheidung nicht.

### Anzeichen in den Daten

- [ ] Ein Feld trägt mehrere Bedeutungen. Ein Kommentarfeld oder Begründungsfeld ist der einzige Ort, an dem die wahre Entscheidung steht, und Mitarbeiter haben eigene Konventionen, wie sie es ausfüllen. (1 Punkt)
  Ursache: Strukturierte Information wird als Fließtext gespeichert, weil das Modell kein Feld dafür hat.
- [ ] Ein Status bedeutet für verschiedene Teams Verschiedenes. Derselbe Status wird von einem Team als „erledigt“ gelesen und von einem anderen als „wartend“, und beide haben recht. (1 Punkt)
  Ursache: Ein Status steht stellvertretend für zwei oder mehr unterschiedliche Ergebnisse, meist weil Teilergebnisse nie einen eigenen Wert bekommen haben.
- [ ] Doppelte Datensätze mit Absicht. Mitarbeiter legen zusätzliche Datensätze für etwas an, das der Antragsteller als eine Anfrage erlebt, damit die Teile getrennt bearbeitet werden können. (1 Punkt)
  Ursache: Die Granularität des Datensatzes ist in die entgegengesetzte Richtung falsch, und die Verbindung zwischen den Teilen (die Absicht des Antragstellers) wird nirgends gespeichert.

### Anzeichen in der Auswertung

- [ ] Der Bericht stimmt nie mit dem überein, was passiert ist. Auslastung, Freigabequoten oder Durchlaufzeiten aus dem System widersprechen dem, was die Mitarbeiter wissen, und jemand korrigiert die Zahlen von Hand. (1 Punkt)
  Ursache: Die Entscheidungen, auf die es ankommt, wurden außerhalb des Datensatzes getroffen, also kann der Datensatz sie nicht ausweisen.

### Ihr Ergebnis

**0 bis 1 Haken.** Modell und Prozess stimmen im Großen und Ganzen überein. Sehen Sie sich den einen Haken für sich an; er kann am Prozess liegen und nicht am Modell.

**2 bis 3 Haken.** Sie haben mindestens einen Workaround, der unsichtbar geworden ist. Suchen Sie die Person, die ihn täglich ausführt, und bitten Sie sie um eine Schätzung, wie oft das vorkommt. Diese Zahl ist das Argument für die Behebung.

**4 oder mehr Haken.** Entscheidungseinheit und Datensatzeinheit sind verschieden, und Ihre Mitarbeiter fangen die Lücke auf. Behandeln Sie das als Entscheidung über das Datenmodell, nicht als Funktionswunsch: Legen Sie die richtige Granularität fest, geben Sie Teilergebnissen einen eigenen Status und eine eigene Benachrichtigung, und planen Sie, wie bestehende Datensätze migriert werden. Ein Kommentarfeld schließt die Lücke nicht.

Unsere Bearbeiter entscheiden auf der Ebene von [Entscheidungseinheit], aber gespeichert und freigegeben wird auf der Ebene von [Datensatzeinheit]. Wenn Sie beide Klammern füllen können, haben Sie den Fehler benannt und können einem Dienstleister oder einem internen Team in einem Satz sagen, worum es geht.