# Retainer-Rechenblatt

Tragen Sie Ihren effektiven Stundensatz ein, dann aus Ihren Rechnungen und den Verbrauchsberichten des Dienstleisters eine Zeile pro Monat für die letzten 12 Monate. Die verfallenen Stunden, ihre Kosten und die Einordnung an der Seite aktualisieren sich beim Eintragen. Das dauert etwa 20 Minuten und liefert die eine Zahl, die Sie mit in die Verlängerung nehmen.

## Bevor Sie beginnen

- Ermitteln Sie Ihren effektiven Stundensatz: der Gesamtbetrag, den Sie letztes Jahr für den Retainer bezahlt haben, geteilt durch die Gesamtzahl der gekauften Stunden. Wenn Sie in Tagen kaufen, rechnen Sie mit der im Vertrag festgelegten Tageslänge in Stunden um.
- Rechnen Sie alles in Stunden um, bevor Sie eine Zeile ausfüllen, damit die Spalten addierbar sind. Wenn der Dienstleister in Tagen oder Punkten berichtet, fragen Sie nach den Stunden dahinter.
- Wenn das Paket rabattiert war, verwenden Sie hier den rabattierten Satz und halten den Rabatt für die Zeilen zur Verlängerung an der Seite bereit.
- Verfallene Stunden sind gekaufte Stunden, die ungenutzt verfallen sind. Das Blatt errechnet sie aus den Spalten für gekaufte und genutzte Stunden, dort ist also nichts einzutragen.

## Rechenbeispiel (illustrative Zahlen, nicht gemessen)

| Monat | Gekaufte Stunden | Genutzte Stunden | Verfallene Stunden | Kosten der verfallenen Stunden |
|---|---|---|---|---|
| Monat 1 | 40 | 22 | 18 | 18 x Satz |
| Monat 2 | 40 | 44 | 0 | 0 (4 Stunden ad hoc zugekauft, siehe zweite Tabelle) |
| Monat 3 | 40 | 9 | 31 | 31 x Satz |

Monat 2 zeigt die andere Seite des Problems. Sie hatten zu wenig Stunden und haben einen Ad-hoc-Satz bezahlt, im selben Quartal, in dem in Monat 3 noch 31 Stunden ungenutzt blieben. Beides gehört auf das Blatt.

## Ihre letzten 12 Monate

Wenn Stunden innerhalb eines Quartals übertragbar sind, lassen Sie in den ersten beiden Monaten jedes Quartals beide Spalten leer und tragen im dritten Monat die gekauften und genutzten Stunden des gesamten Quartals ein.

Effektiver Stundensatz: 

| Monat | Gekaufte Stunden | Genutzte Stunden | Verfallene Stunden | Kosten der verfallenen Stunden |
|---|---|---|---|---|
| 1 |  |  |  |  |
| 2 |  |  |  |  |
| 3 |  |  |  |  |
| 4 |  |  |  |  |
| 5 |  |  |  |  |
| 6 |  |  |  |  |
| 7 |  |  |  |  |
| 8 |  |  |  |  |
| 9 |  |  |  |  |
| 10 |  |  |  |  |
| 11 |  |  |  |  |
| 12 |  |  |  |  |
| **Summe** |  |  |  |  |

**Unter einem Zehntel verfallen.** Der Block hatte für das letzte Jahr ungefähr die richtige Größe. Fragen Sie trotzdem, was mit ungenutzten Stunden passiert, denn ein volles Quartal im nächsten Jahr verändert das Bild.

**Zwischen einem Zehntel und einem Viertel verfallen.** Vergleichen Sie die Kosten der verfallenen Stunden mit dem Paketrabatt, den Sie erhalten haben. In den meisten Fällen hat der Rabatt sie nicht gedeckt, und die Differenz ist das, was Sie für die Planungsbequemlichkeit des Dienstleisters bezahlt haben.

**Über ein Viertel verfallen.** Die Form der Vereinbarung ist falsch, nicht die Größe. Im nächsten Jahr weniger zu kaufen, verschiebt den Verlust in eine Warteschlange in den vollen Monaten. Fragen Sie nach angesparter Kapazität mit einem definierten Zeitraum statt nach einem kleineren Block.

**Zukauf im selben Jahr wie verfallene Stunden.** Sie haben zweimal für dieselbe Kapazität bezahlt, einmal für Stunden, die verfallen sind, und noch einmal für Stunden, die ad hoc gekauft wurden. Das ist die stärkste Zeile auf dem Blatt, also beginnen Sie damit.

## Außerhalb des Retainers zugekaufte Stunden

Eine Zeile für jeden Monat, in dem Sie Stunden über den Block hinaus bezahlt haben, als Ad-hoc-Stunden, als Änderungsauftrag oder als kleines separates Projekt.

| Monat | Zugekaufte Stunden | Satzdifferenz zum Retainer-Satz | Mehrkosten |
|---|---|---|---|
|  |  |  |  |
|  |  |  |  |
|  |  |  |  |
| **Summe** |  |  |  |

Nehmen Sie drei Zeilen mit in die Verlängerung: die Gesamtkosten der verfallenen Stunden, den über das Jahr erhaltenen Paketrabatt und die Differenz. Ist die Differenz positiv, hat der Verfall Sie mehr gekostet, als der Rabatt gespart hat, und angesparte Kapazität zu einem nicht rabattierten Satz hätte Sie besser gestellt.